Hat ein Unternehmen Geschäftsprozesse oder feste Arbeitsabläufe eingeführt kann sich nur dann ein Erfolg einstellen, wenn diese auch angewendet werden. Ist dies nicht der Fall gilt es, die Ursache dafür zu finden. Denn Gründe, warum ein Geschäftsprozess nicht funktioniert, gibt es mehrere, die sich aber gut nacheinander prüfen lassen:

  1. Schauen Sie erst einmal, ob den beteiligten Mitarbeitern der Prozess überhaupt bekannt ist.

Je nach dem, wie lange im Unternehmen Prozesse schon existieren, haben neuen Mitarbeiter vielleicht gar nicht mitbekommen, dass es solche Prozesse überhaupt gibt. Das kann aber auch für neue Prozesse gelten, die von einem Gremium erstellt wurden, an dem die ausführenden Mitarbeiter nicht beteiligt waren.

⇒ Hier ist die Lösung relativ einfach: Machen Sie die Prozesse bekannt.

  1. Der Prozess ist bekannt, wird aber nicht angewendet, weil er unverständlich geschrieben ist.

Dieser Vermutung sollten Sie immer zuerst nachgehen, denn wenn Sie davon ausgehen, dass Ihre Mitarbeiter gerne und gerne für Sie arbeiten, dürfen Sie diese erst an letzter Stelle in Frage stellen.

⇒ Auch hier ist die Lösung recht einfach. Gestalten Sie die Prozesse so, dass alle beteiligten Mitarbeiter sie verstehen können.

  1. Der Prozess wird verstanden, aber nicht angewendet, weil er zu komplex ist.

Die größte Herausforderung beim Gestalten von Prozessen ist, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Werden Prozesse zu kleinteilig gestaltet, verlieren sich die wichtigen Informationen.

⇒ Klären Sie mit den beteiligten Mitarbeitern, wie einfach die Prozesse gestaltet sein können. Denn auch zu einfach gehaltene Prozesse können nicht verstanden werden.

∗ Für beide Punkte (2 und 3) gilt: Oftmals finden sich in Prozessbeschreibungen auch Handhabungen von EDV-Programmen. Hier ist mein Tipp, diese in ein EDV-Handbuch auszulagern, um den Prozess übersichtlich zu halten.

  1. Der Prozess wird verstanden, aber nicht angewendet, weil er nicht zur vorhandenen Technik passt.

Einige Unternehmen gestalten Prozesse so, wie Sie in Zukunft laufen sollen – was grundsätzlich gut ist – nur vergessen sie dabei, dass Änderungen z.B. von Arbeitsmitteln eventuell eine „Einführungsdauer“ haben oder andere (manchmal modernere) Technik erfordern.

⇒ Prozessgestaltung betrachtet immer zuerst den IST-Zustand. Ein gewünschter SOLL-Zustand ist immer nur dort einzuarbeiten, wo er auch möglich ist. Sollen weitere Änderungen erfolgen, ist der Prozess für eine Wiedervorlage vorzusehen.

  1. Der Prozess ist gut, wird aber nicht angewendet, weil…

… der Mitarbeiter immer Ausreden findet.

… der Mitarbeiter keinen „Bock“ auf den Prozess hat.

… der Mitarbeiter nicht einsieht, den Prozess zu beachten.

… der Mitarbeiter den Prozess nicht für notwendig erachtet.

⇒ Hier ist viel Feingefühl gefragt, denn dies ist die am schwierigsten lösbare Ursache. Unsichere oder schwache Führungskräfte reagieren hier oft mit Druck.  Mein einziger Tipp dazu ist: Reden. Fragen Sie Ihren Mitarbeiter nach seiner Motivation dazu. Aus meiner Erfahrung gebe ich Ihnen den Hinweis mit auf den Weg nach Angst zu suchen. Wissen sie um diese, liegt die Lösung oft auf der Hand.

Zwei Anmerkungen zu Prozessen sind mir noch wichtig:

  • Prozesse leben.  D. h. sie sind nicht in Stein gemeißelt und für alle Zeiten gültig. Sie müssen für Änderungen der Prozesse offen sein. Alles andere lähmt auf Dauer Ihr Unternehmen. Ergeben sich aus Ihrer täglichen Arbeit mit dem jeweiligen Prozesse keine Änderungen, sollte er spätestens nach 1 Jahr neu bewertet werden.
  • Alle angesprochenen Punkte, gelten auch für Änderungen am Prozess. Deswegen gilt auch hier die Grundregel: Änderungen am Prozess immer nur mit allen beteiligten Mitarbeitern zusammen vornehmen. Sonst ändert man auch gut funktionierende Prozesse kaputt.