Lösungen für Ihr Unternehmen

In einem Unternehmen ist ein gewisser Grad an Reibungsverlusten ganz normal, da sind die unterschiedlichen Mitarbeiter, die verschieden hohen Ansprüche der Kunden und die unterschiedlichen Eigenheiten der Lieferanten, die einen vor immer wieder neue Herausforderungen stellen.

Doch welche Themen sind noch normal und bei welchen Themen gilt es, genauer hin zu schauen, um wachsende Probleme schon im Keim ersticken zu können. Woran erkennt man, wenn die Themen sogar existenzbedrohend für das Unternehmen werden können.

Bei dieser Einordnung möchte ich Sie im Folgenden unterstützen und Ihnen auch erste Ideen und Wege vorstellen, mit denen Sie die Probleme in Ihrem Unternehmen vielleicht sogar selbst angehen können.

Energieraubende Probleme

Wenn Themen nicht mehr durch einfache Absprachen oder Korrekturen gelöst werden können, fangen sie an dem Unternehmen Energie zu rauben. Sie werden zu Problemen.

Hierfür ein Beispiel:

In einem Unternehmen ist der Vertrieb nach Neukunden und Bestandskunden aufgeteilt. Nun  ruft ein Neukunde bei einem Mitarbeiter für die Bestandskunden an, weil er das Unternehmen von einem anderen Kunden genannt bekam.

Es zeigen sich nun zwei mögliche Reaktionsweisen:

  • Der Mitarbeiter drückt die Freude über den neuen Kunden diesem direkt aus und versucht ihn an den zuständigen Mitarbeiter zu verbinden. Doch dieser ist gerade nicht erreichbar. Nun nimmt der Bestandskundenmitarbeiter die Daten des Kunden auf und verspricht ihm einen Rückruf. Der Kunde ist zufrieden. Der Kollege bekommt die Daten und ruft den Kunden entsprechend zurück. In der nächsten Vertriebsbesprechung klären die Mitarbeiter, wie künftig mit solchen Vorgängen am besten umgegangen wird.
  • Der Mitarbeiter erklärt dem Kunden, dass er bei ihm „falsch“ ist und gibt ihm die Nummer des Kollegen für die Neukunden. Der Kunde ruft nie wieder an.

Vielleicht fragen Sie sich gerade, „und wo ist das Problem“? Deswegen lassen Sie uns die zweite Reaktionsweise etwas mehr hinterfragen:

  • Warum hat der Mitarbeiter denn nicht wenigstens an den Neukunden-Kollegen verbunden?
    Antwort des Mitarbeiters: Die sind doch nie da.
  • Warum hat der Mitarbeiter denn dann nicht die Telefonnummer/Daten aufgenommen und weitergeleitet?
    Antwort des Mitarbeiters: Wenn Sie den Kollegen eine eMail schreiben, wird die sowieso nicht beachtet. Die fühlen sich, wie wenn sie was Besseres wären.

Sie sehen also, hinter einer scheinbar harmlosen Reaktion versteckt sich ein Problem zwischen den Mitarbeitern. Ob dieses Problem durch die Aufteilung des Vertriebs in Neukunden und Bestandskunden entsteht oder sich hier einfach nur zwei Mitarbeiter nicht ausstehen können, ist  im weiteren Schritt zu klären.

Das Schlimme bei solch vermeintlich harmlosen Problemen ist, dass sie oft nicht bis zum Chef vordringen oder nur zufällig entdeckt werden. Der Schaden für das Unternehmen bleibt somit oft unentdeckt.

Energie wird hierbei an drei Stellen geraubt:

  • dem Kunden, weil er nochmals Aufwand gehabt hätte anzurufen
  • den Mitarbeitern, weil sie in diesem Konflikt arbeiten müssen
  • dem Unternehmen, weil es den Kunden verloren hat.

Nun haben Sie auch schon die ersten zwei Lösungswege kennen gelernt:

  • Immer nach dem Warum zu fragen und zwar solange, bis man den Grund für das Problem hat. (5W-Methode)
    • Die Erfahrung zeigt: Egal was Menschen tun, sie haben immer einen Grund für Ihr Handeln. Wenn Sie nach diesem Warum fragen, werden Probleme sichtbar. Manchmal auch daran, dass Sie keine Antwort auf Ihre Fragen bekommen. Denn auch das Schweigen eines Mitarbeiters hat seinen Grund.
    • Um ein Unternehmen produktiv zu gestalten ist es wichtig, dass auch die Strukturen und Abläufe einen Grund haben. Fehlt dieser, tragen sie nicht zur Wertschöpfung für den Kunden bei und ohne Kunden kann kein Unternehmen erfolgreich sein.
  • Bestehende Abläufe auf Verbesserungen zu prüfen. (KVP)
    • Der Markt, in dem Sie sich mit Ihren Angeboten präsentieren, ist immer in Bewegung, deswegen muss Ihr Unternehmen sich mitbewegen. Abläufe (Prozesse), die vor Jahren festgelegt wurden, können in der Zwischenzeit überholt sein. Und auch die wachsenden Erfahrungen eines Unternehmens sollten Veränderungen bringen. Seien Sie also bereit, auch alte eingefahrene Strukturen und Abläufe zu hinterfragen.

Existenzbedrohende Probleme

Und ab wann werden solche energieraubenden Probleme nun existenzbedrohend? Immer dann, wenn die Probleme zu einem negativen Betriebsergebnis führen.

Um dies zu verdeutlichen schauen wir uns ein anders Beispiel an:

Der Geschäftsführer eines Unternehmens bekommt eine monatliche BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung). Aus dieser geht hervor, dass die Kosten höher sind als die Erträge und somit ein negatives Betriebsergebnis entsteht.

Auch hier gibt es wieder zwei mögliche Reaktionsweisen:

  • Der Geschäftsführer schaut auf die Kosten und fängt an zu sparen, wo immer er nur kann. Für die Waren wechselt man auf günstigere Lieferanten, Ausgaben für Büromaterial und Anschaffungen werden extrem gekürzt und den Mitarbeitern Sonderleistungen gestrichen.
  • Der Geschäftsführer schaut nicht nur auf die Kosten und prüft, wo sinnvolle Einsparungen vorgenommen werden können, sondern er schaut auch auf die Erträge. Dabei entdeckt er, dass diese nur knapp über den Einkaufskosten für die Waren liegen. Die kalkulierte Marge wird nicht erzielt.

Schaut man in der zweiten Reaktionsweise wiederum genauer hin zeigt sich, dass hinter den geringen Erträgen ein nicht funktionierendes Rabattsystem steht. Es gibt keine Definitionen, wann ein Kunde einen Rabatt bekommt. Somit haben die Mitarbeiter mehr Rabatte gewährt, als für das Unternehmen sinnvoll waren. Teilweise entstanden dadurch mehrfach Warenverkäufe mit negativen Erträgen (unter dem Einkaufspreis). In der Preiskalkulation ist dies nicht aufgefallen, da mit weniger Rabatten gerechnet wurde. Eine Kontrolle dieser Werte hat im Unternehmen bis dahin nicht stattgefunden.

Und auch hier haben Sie einen weiteren Löstungsweg kennengelernt:

  • Prüfen, ob die Unterlagen die im Unternehmen vorhanden sind/genutzt werden geeignet sind, Sie über die Erfolge in Ihrem Unternehmen zu informieren. (Dokumentenstudium)

Worin liegt meine Unterstützung?

Sie liegt darin, für diese Unternehmen eine passende, attraktive und flexible Struktur zu finden. Da jedes Unternehmen anders ist, stimme ich eine Zusammenarbeit individuell ab. Ich kann wie bei einem Projekt durch regelmäßge Termine unterstützen, stundenweise, halbtags oder ganze Tage. Dabei stehen entweder ein Team oder auch nur einzelne Personen im Vordergrund. Oder wir legen einen Intensivzeitraum fest.

Gerne sprechen wir über Ihr Unternehmen in einem kostenfreien Erstgespräch.